Waarom MrKantoor gegevens opvraagt bij het aanvragen van een zakelijk adres
Als ondernemer kun je gebruikmaken van een zakelijk postadres. Dit kan van pas komen wanneer je vanuit huis werkt en je privéadres wilt afschermen in het Handelsregister van de KvK. Ook ondernemers die in het buitenland gevestigd zijn en een vestiging van hun bedrijf in Nederland willen starten, maken er gebruik van. Bij ons kun je een zakelijk vestigingsadres aanvragen.
Na goedkeuring van je aanvraag kun je ons vestigingsadres gebruiken voor je KvK-inschrijving. Voordat je aanvraag wordt gehonoreerd en de overeenkomst kan ingaan, vindt er onderzoek plaats naar je bedrijf en je als aanvrager. Dit is nodig om er zeker van te zijn dat je betrouwbaar bent als cliënt. Voor dit cliëntenonderzoek maken we gebruik van de Leidraad en de Risicomatrix Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
Ons virtuele kantoor is een echte locatie, waar ook een werkplek beschikbaar is. Naast je zakelijke adres kun je bij ons een flexwerkplek huren. Neem contact met ons op voor de beschikbaarheid en tarieven.
Wat is de Wwft?
De Wwft staat voor de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Als domicilieverlener moeten wij onze cliënten kennen en de risico’s van onze dienstverlening beoordelen. De wet bepaalt onze verplichtingen; leidraden en hulpmiddelen ondersteunen de uitvoering daarvan. Het onderzoek helpt ons om te beoordelen of we een zakelijke relatie kunnen aangaan en welke controles nodig zijn.
Het aanbieden van een adres maakt ons niet automatisch verantwoordelijk voor alle handelingen van een cliënt.
Het cliëntenonderzoek
Bij een aanvraag onderzoeken wij de cliënt, de onderneming en, waar van toepassing, de uiteindelijk belanghebbenden. De omvang en diepgang van het onderzoek hangen af van de risico’s. Een risicomatrix kan helpen om die afweging vast te leggen, maar vervangt het cliëntenonderzoek niet. We beoordelen de informatie zorgvuldig voordat we de zakelijke relatie aangaan.
Wettelijke eisen aan het cliëntenonderzoek
Bij het cliëntenonderzoek stellen wij vast wie de cliënt is en controleren wij de identiteit. Bij rechtspersonen onderzoeken wij ook de eigendoms- en zeggenschapsstructuur en de uiteindelijk belanghebbenden. We stellen het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie vast en controleren of een vertegenwoordiger bevoegd is. Welke aanvullende informatie nodig is, hangt af van de risico’s, bijvoorbeeld de activiteiten, betrokken landen en personen.
Zakendoen met het buitenland betekent op zichzelf niet dat een cliënt onbetrouwbaar is. Ook relevante sancties en eventuele politiek prominente functies kunnen aanleiding geven tot aanvullende controles.
Actueel houden van klantgegevens
Tijdens onze dienstverlening blijven wij alert op ongebruikelijke transacties. Als een transactie volgens de toepasselijke Wwft-indicatoren ongebruikelijk is, moeten wij deze melden bij FIU-Nederland. Dit geldt voor zowel uitgevoerde als voorgenomen transacties. FIU-Nederland onderzoekt de melding en kan de transactie verdacht verklaren. Wwft-domicilieverleners moeten de gegevens uit het cliëntenonderzoek vijf jaar na beëindiging van de zakelijke relatie bewaren.
Zo zorg je voor een vlotte inschrijving bij MrKantoor
Lever bij je aanvraag de gevraagde informatie volledig aan. Zo kunnen wij het cliëntenonderzoek zorgvuldig uitvoeren. Soms zijn aanvullende gegevens nodig, bijvoorbeeld om de bedrijfsstructuur, buitenlandse activiteiten of een politiek prominente functie te beoordelen. Volgens onze verwerkingstermijn behandelen wij een complete aanvraag binnen 24 uur op werkdagen. Het gebruik van het adres begint na goedkeuring en het afronden van de overeenkomst.
Een eventuele wijziging of inschrijving bij de KvK is een afzonderlijke stap.
Meer informatie
Op onze website vind je meer informatie over onze zakelijke adressen, abonnementen en de gegevens die je bij een aanvraag moet aanleveren. Via ons aanmeldformulier kun je een aanvraag indienen. Heb je vragen over je situatie of de benodigde documenten? Neem dan contact met ons op.
