Hoe maak je een organogram voor je bedrijfsstructuur?

Wanneer je voor je bedrijf een aanvraag indient voor een financiering of wanneer je je wilt inschrijven bij ons als domicilieverlener, dan kan het zo zijn dat je een organogram moet overleggen bij de aanvraag. Dit is nodig om de bedrijfsstructuur en bevoegdheden te kunnen beoordelen. Op deze manier krijgt de instelling waar je de aanvraag doet een goed beeld van je bedrijf en kan er een weloverwogen afweging worden gemaakt of een financiering verantwoord is, of dat je bedrijf in aanmerking komt voor het gebruiken van een postadres voor de KvK.

Een organogram dient ter verduidelijking. Het is dus geen vervanging voor bijvoorbeeld statuten van een BV of een overzicht van aandeelhouders.

Organisatieschema en organogram

Je kent wellicht het organisatieschema en hebt er vast wel eens één gezien. In een organisatieschema wordt schematisch weergegeven hoe een organisatie in elkaar zit. Bovenaan staat de directeur, daaronder het management, afdelingen en teams. Vaak worden ook de namen van de medewerkers vermeld als dat er niet te veel zijn. Met zo’n organisatieschema kan bijvoorbeeld een nieuwe medewerker snel leren hoe de organisatie in elkaar zit.

Vaak maakt dan ook onderdeel uit van een ‘smoelenboek’ met foto’s van alle medewerkers, hun naam en functie. Een organogram van zeggenschap is van een andere orde. Het gaat hier niet om een overzicht van de functies binnen een bedrijf, maar om verantwoordelijkheden en eigendom. In zo’n organogram wordt informatie opgenomen zoals wie aandeelhouder is en hoeveel aandelen deze persoon heeft, welke rechtspersonen bij elkaar horen en welke natuurlijke personen bij het bedrijf betrokken zijn.

Welke gegevens horen in een organogram?

Het maken van een organogram van je bedrijf van eigendom en zeggenschap is vaak een tijdrovende klus. Het is daarom belangrijk om vooraf helder te hebben welke informatie hierin moet worden opgenomen zodat je die vooraf kunt verzamelen. Hierdoor zal het maken van het organogram een stuk vlotter verlopen. De volgende onderdelen kunnen deel uitmaken van het organogram:

De betrokken entiteiten

Hier benoem je BV’s, stichtingen of andere rechtspersonen die onderdeel uitmaken van het bedrijf.

De onderlinge relaties

Laat zien hoe de entiteiten met elkaar verbonden zijn. Vermeld bij een BV wie de aandeelhouders zijn. Bij een stichting gaat het om bestuur en zeggenschap; een stichting heeft geen aandeelhouders.

Verdeling van de aandelen

Vermeld de werkelijke aandelenverhoudingen. Een holding kan alle aandelen in een werkmaatschappij bezitten, maar kan ook een deel ervan houden. Er kunnen bijvoorbeeld andere aandeelhouders of investeerders betrokken zijn. Neem hun belangen en de bijbehorende percentages op in het schema.

Natuurlijke personen

Hier verduidelijk je welke persoon of personen deel uitmaken van de hierboven geschetste structuur. Het gaat dan dus om eigendom en zeggenschap en niet om medewerkers in loondienst. Bij een indirect belang kan een organogram nodig zijn om duidelijk te maken hoe het belang van een UBO, de Ultimate Beneficial Owner, oftewel de uiteindelijk belanghebbende, binnen de organisatie is.

Een voorbeeld van een organogram

Hieronder wordt een organogram van een holding met een werkmaatschappij nader toegelicht.

P. de Vries - 100% aandelen De Vries Holding BV - 100% aandelen De Vries Bouw BV

In dit voorbeeld is P. de Vries aandeelhouder van de holding. De holding is op zijn beurt aandeelhouder van de werkmaatschappij, die de feitelijke werkzaamheden uitvoert. In dit voorbeeld kan het zo zijn dat P. de Vries bestuurder is van één of van beide BV’s. Dit is iets anders dan aandeelhouder. De holding is een rechtspersoon en kan daardoor geen UBO zijn.

De UBO moet namelijk volgens de KvK altijd een natuurlijke persoon zijn.

Aan welke voorwaarden moet een UBO voldoen?

Bij een BV of NV kan iemand UBO zijn door meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het economisch belang te hebben, of door op een andere manier feitelijke zeggenschap uit te oefenen. Als niemand hieraan voldoet, worden de statutaire bestuurders als pseudo-UBO geregistreerd.

Houd altijd voor ogen dat een organogram aanvullende informatie is. Een domicilieverlener of een kredietverstrekker zal altijd om aanvullende bewijsstukken vragen, zoals een overzicht van aandeelhouders. Controleer bij het verstrekken van een organogram of dit volledig is. Staan alle relevante rechtspersonen in het schema en zijn de eigendomsverhoudingen duidelijk? Zijn de aandelenpercentages vermeld en zijn de natuurlijke personen duidelijk aangegeven?

Let er ook op dat het schema actueel is. Een eerder gemaakt organogram kan verouderd zijn. Check vooral de namen en functies van natuurlijke personen om vergissingen te voorkomen.

Waarom wil een domicilieverlener uitleg over de organisatie?

Als domicilieverlener willen wij weten met wie we zaken doen en wie de uiteindelijke belanghebbende is. Daarnaast moet duidelijk zijn wat het bedrijf precies doet, omdat bepaalde branches zijn uitgesloten om gebruik te kunnen maken van een zakelijk postadres. Als het om een eenmanszaak gaat of een vof met twee personen dan is de structuur meteen duidelijk.

Maar bij een holding met één of meer werkmaatschappijen kan een organogram van je bedrijf de duidelijkheid geven die nodig is om een goede afweging te maken.

Een goed organogram hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het belangrijkste is dat in één oogopslag duidelijk wordt welke entiteiten bij de onderneming horen, wie de feitelijke eigenaar is en welke natuurlijke personen deel uitmaken van de organisatiestructuur.

Lees voor meer informatie onze onderstaande blogs:

holding en werkmaatschappij → voor uitleg over de constructie

cliëntenonderzoek → voor uitleg over hoe en waarom informatie over eigendom en zeggenschap wordt gevraagd.